К подготовке конференции следует подходить ответственно. Ведь для любой организации это очень важное мероприятие. Любая мелочь может всё испортить, что скажется на репутации компании и организаторов события. Вот основные правила, которых следует придерживаться при подготовке конференции.
Цель. В первую очередь нужно поставить цель. Для чего нужно проводить конференцию? Какие должны быть результаты от мероприятия? Например, это может быть расширение и налаживание бизнес-контактов, повышение статуса или имиджа фирмы, поиск инвесторов и т. п.
Название. Очень важно придумать мероприятию яркое и интересное название, которое привлечет желающих принять участие. Если конференция проводится не первый раз, то нужно присвоить номер мероприятию, что повысит доверие интересующихся.
Аудитория. За успех конференции во многом отвечает правильная аудитория. Для этого нужно определить круг лиц или предприятий, которые могут быть заинтересованы в подобного рода встречах и выслать им приглашения. Не стоит звать всех подряд, присутствие людей, никак не относящихся к теме конференции, вызовет неразбериху и не принесет нужного результата.
Место и время. Определите, где и когда будет проводиться конференция. Обычно мероприятия такого типа проводят в будние дни, исключая пятницу. Большую роль сыграет место проведения. Еще до начала самой конференции у гостей начинает складываться мнение только при входе в зал. Поэтому уделите этому пункту особое внимание.
Реклама. Необходимо сообщить о предстоящей конференции в СМИ. Для этого изучите, к каким источникам чаще всего обращаются потенциальные участники, и запустите там рекламу. Можно просто рассылать печатные приглашения целевой аудитории.
Команда. Каждый член команды должен четко понимать и исполнять свои обязанности в организационном процессе. Для этого нужно каждому подробно объяснить все нюансы и поставить конкретные задачи.
Придерживаясь вышеописанных принципов, проведение конференции будет успешным. Важно не забыть потом провести анализ и выявить возможные промахи, чтобы не допустить их при подготовке следующего мероприятия.
